Tietoa käyttäjäryhmistä ja yhteisöistä – Taitori

Yleistä

Taitorin käyttöönotossa oleellista on hahmotella, minkälaisiin käyttäjäryhmiin käyttäjät jaotellaan. Jokaiselle järjestelmään lisättävälle resurssille (huone, työpiste, ali- tai ylitoimitila, myyntiluettelo jne.) määritellään aina yksi tai useampi käyttäjäryhmä, joilla on käyttöoikeus kyseiseen resurssiin. Myös hinnastot määritellään käyttäjäryhmäkohtaisesti.

Yksittäinen käyttäjä lisätään käyttäjäryhmään, ja tälle määritellään käyttöoikeustaso (esim. peruskäyttäjä tai pääkäyttäjä). Yksittäinen käyttäjä voi kuulua useampaan käyttäjäryhmään, jolloin tämä voi esimerkiksi olla yhdessä käyttäjäryhmässä peruskäyttäjänä ja toisessa pääkäyttäjänä. Myös käyttäjäryhmiä on mahdollista lisätä yksittäiseen käyttäjäryhmään, jolloin käyttöoikeus (sekä käyttöoikeustaso) kohdistetaan yksittäisen käyttäjän sijaan kokonaiseen käyttäjäryhmään. Esimerkkejä eri käyttäjäryhmärakenteista löydät alempaa.

Käyttäjäryhmien lisäksi Taitorissa puhutaan yhteisöistä. Yhteisöllä tarkoitetaan yritystä tai organisaatiota, joka on oleellinen erityisesti varattaessa maksullisia resursseja, jotta laskutus kohdistetaan oikein. Yhteisöön liitetään esimerkiksi y-tunnus ja osoite sekä lista mahdollisista kustannuspaikoista ja projektinumeroista. Näitä kutsutaan järjestelmässä yhteisön lisätiedoiksi.

Yleensä yksittäinen käyttäjäryhmä kulkee käsi kädessä saman nimisen yhteisön kanssa. Yksinkertaistettuna käyttäjäryhmät ovat käyttäjähallintaa varten ja yhteisöt laskutustietojen hallintaa ja keräämistä varten. Käyttäjäryhmälle annetaan aina oikeus yhteen tai useampaan yhteisöön, jota tällä on oikeus käyttää laskutuksessa. Lisäksi Taitorissa tietyt konfiguraatiot, kuten brändäys, on mahdollista määritellä yhteisökohtaisesti.

Käyttäjäryhmien ja yhteisöjen suunnittelu

Seuraavat kysymykset auttavat käyttäjäryhmien sekä yhteisöjen määrittelyssä:

Onko Taitori vain organisaation sisäisessä käytössä vai ovatko tilat myös maksullisessa käytössä esim. kiinteistön muille vuokralaisille tai vierailijoille?
Ovatko tilat kaikkien käyttäjien varattavissa vai onko yksittäisiä tiloja tai toimitiloja, joiden varaaminen onnistuu vain esimerkiksi aulapalvelun kautta?
Luodaanko käyttäjäryhmät ja yhteisöt kaupunki- tai maakohtaisesti tai mahdollisille tytäryhtiöille erikseen?
Onko tarve hinnoitella tiloja eri tavoin eri käyttäjäryhmille?
Onko toimitila coworking-tila tai toimistohotelli, jossa asiakasyrityksille luodaan omat käyttäjäryhmät ja yhteisöt?

Esimerkkejä käyttäjäryhmä rakenteista

Alla muutamia esimerkkejä, miten käyttäjäryhmät voi rakentaa. Eri rakenteita on mahdollista yhdistää ja käyttää samanaikaisesti.

Esimerkki 1: Yksinkertainen rakenne

Kuva 1. Esimerkki yksinkertaisesta käyttäjäryhmärakenteesta. Nuoli kuvastaa käyttöoikeutta. Varattavissa on yhden toimitilan tilat ja työpisteet. Kaikki käyttäjät ovat yhdessä käyttäjäryhmässä, jolle annetaan käyttöoikeus toimitilaan.

Organisaatiotyyppi	Yksittäinen organisaatio (esim. pk-yritys)
Taitorin pääasiallinen käyttötarkoitus	Tila- ja työpistevaraus. Resurssit ovat vapaasti kaikkien käyttäjien varattavissa.
Käytön laajuus	Yksi toimitila.
Eri käyttäjätyypit	Suurin osa käyttäjistä peruskäyttäjiä, jotka tekevät varauksia itselleen. Pari pääkäyttäjää, jotka hallinnoivat tiloja. Muutama assistentti, jotka tekevät myös muiden puolesta varauksia.
Maksullisia resursseja?	Ei.
Käyttäjäryhmärakenne	Käyttäjäryhmiä kannattaa luoda yksi. Käyttäjät lisätään käyttäjäryhmään muutoin peruskäyttäjinä paitsi assistenteille annetaan assistentin oikeudet ja pääkäyttäjille omistajan tai pääkäyttäjän oikeudet. Käytössä yksi samanniminen yhteisö.
Huomioita/muunnelmia	Kun käyttäjäryhmiä on yksi, on kaikilla käyttäjillä käyttöoikeus samoihin tiloihin, eli vain käyttöoikeustaso voi olla eri. Jos toimitilaan tuleekin uusi neuvottelutila, joka on vain tiettyjen henkilöiden varattavissa, luodaan uusi käyttäjäryhmä, johon nämä käyttäjät lisätään. Uuden tilan asetuksissa käyttöoikeus merkataan vain tälle uudelle käyttäjäryhmälle.

Esimerkki 2: Jaetut työ- tai kokoustilat (esim. bisnespark)

Kuva 2. Nuoli kuvastaa käyttöoikeutta. Varattavissa on yhden toimitilan tilat ja työpisteet. Käyttäjäryhmät jaotellaan ensin asiakasryhmittäin ja loppuasiakkaat taas asiakasyrityksittäin. Yritysten peruskäyttäjät perivät oikeudet asiakasryhmästä, johon heidän yrityksensä käyttäjäryhmä on liitetty.

Organisaatiotyyppi	Coworking-tila tai bisnespark
Taitorin pääasiallinen käyttötarkoitus	Kokoustilat ja työpisteet ovat kiinteistön vuokralaisten jaetussa maksullisessa käytössä. Käytössä kolme eri hinnoittelua. Kokoustiloja operoiva yritys hallinnoi tiloja. Lisäksi tiloissa toimii ravintola, joka toimittaa kokoustiloihin tarjoiluja.
Käytön laajuus	Yksi toimipiste.
Eri käyttäjätyypit	Kiinteistön operaattori toimii ylätason pääkäyttäjänä tilavaraus puolella. Ravintola toimii pääkäyttäjänä tarjoilutilauspuolella. Vuokralaiset peruskäyttäjinä sekä muutama assistentti.
Maksullisia resursseja?	Kyllä.
Käyttäjäryhmärakenne	Käyttäjäryhmiä luodaan useita: Pääkäyttäjäryhmä kiinteistön operaattorille, jossa käyttäjät ovat omistaja-, pääkäyttäjä- tai työntekijäkäyttöoikeudella. Käyttäjäryhmä ravintolaoperaattorille, jossa ravintolan työntekijät ovat omistaja-, pääkäyttäjä- tai työntekijäkäyttöoikeudella. Vuokralaisille tulee kullekin yritykselle oma käyttäjäryhmänsä sekä yhteisönsä, jonne täydennetään laskutukseen tarvittavat tiedot. Vuokralaisten loppukäyttäjät ovat omissa käyttäjäryhmissään peruskäyttäjiä tai assistentteja. Vuokralaisilla on käytössään kolme eri hinnoittelumallia eli luodaan kolme ylätason asiakaskäyttäjäryhmää, joihin vuokralaisten omat käyttäjäryhmät (3) lisätään peruskäyttäjä-oikeudella riippuen siitä, mihin hinnoitteluryhmään ne kuuluvat. Kiinteistön pääkäyttäjäryhmälle (1) annetaan seuraavat käyttöoikeudet: pääkäyttäjän oikeudet tilavarauspuolelle, peruskäyttäjäoikeudet ravintolan puolelle. Ravintolalle (2) annetaan pääkäyttäjän oikeudet ravintolaan ja peruskäyttäjän oikeudet tilavarauspuolelle. Vuokralaisille annetaan käyttöoikeudet sekä tilavaraus- että tarjoilutilauspuolelle (peruskäyttäjinä ja assistentteina) ylätason asiakaskäyttäjäryhmien (4) kautta. Yksittäisille asiakaskäyttäjäryhmille (3) ei siis anneta erikseen käyttöoikeuksia vaan nämä ryhmät saavat automaattisesti oikeudet tiloihin, kun ne löytyvät käyttäjäryhmän 4 alta.

Esimerkki 3: Suuri organisaatio, useita toimipisteitä eri maissa

Organisaatiotyyppi	Suuri organisaatio, useita toimipisteitä eri maissa
Taitorin pääasiallinen käyttötarkoitus	Tila- ja työpistevaraus, joka on käytössä useassa toimipisteessä useassa maassa. Käyttäjät varaavat ensisijaisesti oman toimipisteensä tiloja, mutta saavat varata myös muista toimipisteistä esim. työmatkaa varten.
Käytön laajuus	Useita toimipisteitä eri maissa.
Eri käyttäjätyypit	Pääkäyttäjiä, assistentteja ja peruskäyttäjiä.
Maksullisia resursseja?	Ei.
Käyttäjäryhmärakenne	Koska kaikille organisaation käyttäjille halutaan antaa on pääsy kaikkien maiden toimipisteisiin, voisi tämän yksinkertaisimmillaan toteuttaa yhdellä käyttäjäryhmällä. Se voi kuitenkin vaikeuttaa käyttöoikeuksien hallintaa tulevaisuudessa, jos varausoikeuksia halutaankin rajoittaa tai toimipisteitä halutaan piilottaa osalta käyttäjiä. Käyttäjäryhmät kannattaa luoda joko toimipistekohtaisesti tai maakohtaisesti. Käyttäjät siis jaetaan eri käyttäjäryhmiin sen mukaan, missä normaalisti työskentelevät. Kaikille käyttäjäryhmille annetaan käyttöoikeus kaikkiin toimitiloihin, mutta näitä on helppo jatkossa rajoittaa, jos käyttäjiltä halutaankin esimerkiksi piilottaa kaikki muut paitsi oman maan/toimipisteen tilat. Käyttäjäryhmien lisäksi luodaan yhteisöt maakohtaisesti tai esimerkiksi tytäryhtiökohtaisesti.