Kun tuotteet on julkaistu myyntiluetteloon, on aika tutustua tilaushallintaan. Tilausten reaaliaikainen seuranta tapahtuu Taitorin sovelluksessa osoitteessa https://app.taitori.fi. Lisäksi ravintolat yleensä tilaavat raporttina automaattisen työlistan, jonka perusteella päivän tilaukset toimitetaan. Tässä artikkelissa esitellään eri näkymät ja toiminnot tilausten hallintaan.
Artikkelin sisältö
c. Yksittäisen tilauksen hallinta
d. Työvaiheet ja tilauksen merkitseminen käsitellyksi (tärkeä!)
Näin luot automaattisen työlistan
4. Vinkit sujuvaan tilausten hallintaan
1. Tilausten tekeminen
Tutustu ensin tilausten tekemiseen luomalla muutamia testitilauksia osoitteessa https://app.taitori.fi (tai asiakaskohtaisessa osoitteessa). Näin näet, miltä myyntipiste- ja luettelo loppukäyttäjän silmissä näyttävät, ja saat materiaalia tilaushallinnan harjoittelua varten. Täytä tilauksiin myös lisätietokentät vaikka ne eivät olisikaan pakollisia. Arvioi, löytyykö myyntipisteestä ja -luettelosta sekä tuotteista nyt kaikki tarvittavat tiedot julkaisua varten.
Käytä apunasi ohjeita Näin tilaat tuotteita kaupasta ja Näin tilaat kokoustarjoilun tilavarauksen yhteydessä.
2. Tilausten reaaliaikainen hallinta
Pääkäyttäjät näkevät kaikki tilaukset ja voivat muokata niitä osoitteessa https://app.taitori.fi. Kirjaudu omalla pääkäyttäjän tunnuksellasi. Tilauksia voi tarkastella ja muokata joko taulukko- tai aikajananäkymässä.
a. Tilaukset (taulukkonäkymä)
Avaa Tilaukset-näkymä navigointipalkista ostoskori-ikonin takaa. Sitä, miten ja mitkä tilaukset taulukossa näkyvät, hallitaan suodattimilla. Suodattimia voi luoda ja tallentaa. Lisäksi tilauksia voi etsiä hakusanalla. Klikkaa yksittäistä tilausta avataksesi siitä lisätietoja, tai tehdäksesi siihen muutoksia (ks. Yksittäisen tilauksen hallinta).
Kuva 1. Tilaukset-näkymä. Avaa kuva suurempana tästä.
Taulukon sarakkeet
Alla näet kuvaukset sarakkeiden sisällölle. Suodattimien takaa löytyy Hallitse sarakkeita -painike, jolla taulukon sarakkeita voidaan piilottaa ja niiden paikkaa voidaan siirtää. Taulukon sarakkeista kannattaakin piilottaa sellaiset, jotka koetaan turhaksi, ja lisäksi sarakkeiden järjestys kannattaa muuttaa niin, että tilauksia on mahdollisimman helppo seurata.
| Sarake | Kuvaus |
| Tilauspäivä | Päivämäärä ja kellonaika, jolloin tilaus on luotu. Jos ajan perässä on (!), tilaukseen on liitetty lisätietoja. Jos ajan perässä on @, on tilaus liitetty tilavaraukseen. |
| Muutettu | Päivämäärä ja kellonaika, jolloin tilaukseen on viimeksi tehty muutoksia. Vinkki! Avaa tilaus ja klikkaa Historia-painiketta nähdäksesi, kuka viimeisen muutoksen on tehnyt. |
| Toimittaja | Myyntipisteen nimi. |
| Yritys | Tilaajan yritys/yhteisö. |
| Tilaaja | Tilaajan etu- ja sukunimi. |
| Toimitustapa |
Neuvotteluhuoneen nimi tai "Nouto", jos toimitustavaksi on valittu nouto. |
|
Toimitusaika |
Toimitusaika. Huom! Sarakkeessa nähdään vain ensimmäinen toimitusaika. Myöhäisemmät toimitusajat nähdään tilauksen sisällössä. |
| Tilauksen hinta | Tilauksen hinta. Jos hinta on vihreä, tilaus on maksettu/viety laskutukseen. |
| Tila | Tilauksen tila (esim. Uusi tai käsitelty). Tilaa vaihdetaan Vaihda tila -sarakkeesta. |
| Valmistuu | Aika-arvio tuotteen valmistumiseen, toimitukseen tai siivoamiseen nykyisestä toimituksen tilasta riippuen. Käytössä vain, mikäli hallintapuolella tuotteelle on määritelty tuotteen valmistamisessa, toimittamisessa tai siivouksessa kuluva aika. |
| Vaihda tila | Vaihda tilauksen tilaa. |
| Värimerkintä |
Tilauksen värimerkintä (ks. kohta Tilaukseen liittyvät toiminnot.) |
Taulukko 1. Tilaukset-sivun taulukon sarakkeiden kuvaukset.
Suodattimet
Suodattimilla valitaan, mitä, miten ja missä järjestyksessä tilaukset näytetään. Suodattimilla voidaan esimerkiksi määritellä, minkä aikavälin tilaukset näytetään ja missä järjestyksessä sekä näytetäänkö taulukossa vain omat vai kaikkien käyttäjien tilaukset. Päivitä taulukko valittujen suodattimien mukaisesti Käytä hakuehtoja -painikkeella. Alla selitettynä auki eri suodattimien tarkoitus.
- Kauppa. Valitse, minkä myyntipisteen tilaukset taulukossa näytetään.
- Tilaaja. Valitse, näytetäänkö taulukossa vain omat vai kaikkien käyttäjien tekemät tilaukset.
- Aikaväli. Valitse, minkä aikavälin tilaukset taulukossa näytetään (esim. tämän päivän).
- Järjestys. Valitse, missä järjestyksessä tilaukset näytetään taulukossa.
- Näytetään. Valitse, kuinka monta tilausta yhdellä sivulla näytetään.
- Tila. Suodata tilauksia tilan perusteella.
Kuva 2. Tilaukset -näkymän suodattimet.
Suodattimia voi myös tallentaa. Alla olevassa esimerkissä näkyy kaksi käyttäjän tallentamaa suodatinta: Päivän toimitukset, joka sisältää kaikki meneillään olevan päivän hyväksytyt tilaukset toimitusjärjestyksessä, sekä Uudet tilaukset, joka sisältää kaikki uudet 30 päivän sisällä tehdyt hyväksymättömät tilaukset. Numero tallennetun suodattimen kulmassa viittaa siihen, kuinka monta tilausta listalla on. Lue ohje: Tallenna ja muokkaa omia suodattimia Tilaukset-näkymässä
Kuva 3. Kaksi käyttäjän tekemää suodatinta.
b. Tilausten aikajana
Tilauksia voi seurata ja hallita myös aikajanalta. Avaa tilausten aikajana navigointipalkista ostoskori-ikonin takaa. Tilausten aikajanalla yksittäisistä tilauksista nähdään lyhyt yhteenveto. Klikattaessa yksittäistä tilausta, nähdään tilauksen tarkempi sisältö, ja tilausta voidaan muokata (ks. Yksittäisen tilauksen hallinta).
Aikajanalla näytettäviä elementtejä hallitaan suodattimilla. Tilausten aikajana on monipuolinen näkymä, sillä samalle aikajanalle on mahdollista tuoda myös tila- ja työpistevaraukset, joihin ei ole tehty tarjoilutilauksia ja siivous- sekä valmisteluvaraukset.
Aikajanaa voi tarkastella päivä-, viikko- tai kuukausinäkymänä. Näkymä valitaan aikajanan oikeasta yläkulmasta. Aikajanan vasemmasta yläkulmasta voidaan liikkua ajassa eteen ja taakse päin, tai kalenteri-ikonista voi hypätä suoraan tiettyyn päivään.
Kuva 4. Tilausten aikajana viikkonäkymänä. Aikajanalle on tuotu näkyviin myös tilavaraukset, jotka näkyvät harmaina. Avaa kuva suurempana tästä.
Suodattimet
Suodattimilla valitaan, mitä aikajanalla näytetään. Päivitä aikajana valittujen suodattimien mukaisesti Käytä hakuehtoja -painikkeella.
- Kauppa. Valitse, minkä myyntipisteen tilaukset aikajanalla näytetään.
- Tilaaja. Valitse, näytetäänkö taulukossa vain omat vai kaikkien käyttäjien tekemät tilaukset.
- Tila. Suodata tilauksia tilan perusteella.
- Hakusana. Etsi tilausta hakusanalla.
- Paikka. Valitse, minkä kohteen tila- tai työpistevaraukset aikajanalla näytetään.
- Näytetään. Valitse, näytetäänkö tilausten lisäksi aikajanalla: tilavaraukset / työpistevaraukset / valmisteluajat / siivousajat.
c. Yksittäisen tilauksen hallinta
Kun klikkaat yksittäistä tilausta taulukosta tai aikajanalta, saat sen tarkemmat tiedot esiin, ja voit tehdä siihen muutoksia.
Esimerkkitilaus
Tilauksen ylälaidasta (ks. kuva 5) nähdään ensimmäinen toimitusaika (8:00), henkilömäärä (4), tilausnumero (30230), toimitustapa (Neuvotteluhuone 4) sekä tilaaja (Ilona Savolainen). Lisäksi ostoskori-ikonin vieressä oleva (!) tarkoittaa, että tilaukseen on lisätty lisätietoja. Toimintojen alta löytyvät vaihtoehtoinen yhteystieto (04012345678), tilaajan yritys (Taitori Oy), projektinumero (123456) sekä kustannuspaikka (1 Markkinointi). Projektinumero ja kustannuspaikka ovat yhteisöjen lisätietoihin lisättyjä kenttiä laskutustietojen keräämistä varten. Seuraavaksi nähdään tilauksen Lisätiedot (Yksi kasvissyöjä.) ja Tilauksen sisältö. Tilauksessa on neljä suurta aamiaista ja 4 buffet-lounasta. Tuotteiden perästä löytyvät yksikköhinta sekä rivin kokonaishinta. Buffet-tuotteen perässä on erillinen kellonaika eli käyttäjä on valinnut sille myöhäisemmän toimitusajan. Lisäksi Buffet-tuotteen alla lukee "yksi kasvis", joka on käyttäjän kirjoittama lisäselvitys tuotteelle. Aamiainen tulee toimittaa klo 8 eli samaan aikaan kun tilavaraus alkaa, buffet toimitetaan asiakkaan toiveiden mukaisesti klo 11.00. Alimpana vielä nähdään tiedot tilavarauksesta, jonka yhteyteen tilaus on tehty. |
Tilaukseen liittyvät toiminnot
Alla olevasta taulukosta näet kuvaukset tilaukseen liittyviin toimintoihin.
| Toiminto | Kuvaus |
| Näytä | Näytä yhteenveto tilauksesta. Vinkki! Tämä on asiakkailtamme saadun palautteen mukaan yksi parhaimmista tavoista nähdä kaikki tilauksen tiedot yhdellä sivulla. |
| Tulosta | Tulosta tilauksen yhteenveto. |
| Muuta | Tee muutoksia tilaukseen tai peruuta tilaus. Voit muuttaa ostoskorin sisältöä, tilata lisää, poistaa tuotteita tai muuttaa tilaukseen liitettyjä lisätietoja (esim. laskutustietoja). |
| Merkitse | Värikoodaa tilaukset. Väri tulee näkyviin taulukon viimeiseen sarakkeeseen. |
| Tilausvahvistus | Avaa tilausvahvistus. Voit tallentaa sen PDF-tiedostona tietokoneelle. |
| Maksaminen | Avaa tilausvahvistus. Voit tallentaa sen PDF-tiedostona tietokoneelle. |
| Historia | Merkitse tilaus tarvittaessa maksetuksi (esim. jos kyseessä käteismaksu). |
| Muistiinpanot | Kirjoita sisäisiä muistiinpanoja tilaukseen liittyen. Muistiinpanot tulevat näkyviin Näytä ja Tulosta -painikkeista avautuvaan yhteenvetoon. |
Taulukko 2. Yksittäiseen tilaukseen liittyvät toiminnot.
d. Työvaiheet ja tilauksen merkitseminen käsitellyksi (tärkeä!)
Tilausten hallinnassa käytössä olevat työvaiheet (hyväksyminen, valmistaminen, nouto, toimitus, siivous) on määritelty aikaisemmin myyntipisteen asetuksissa. Jokainen työvaihe tulee merkitä jokaisen yksittäisen tilauksen kohdalta valmiiksi "Tila"-sarakkeesta, jotta tilaus muuttuu käsitellyksi ja siirtyy laskutukseen.
3. Automaattinen työlista
Taitorin sovelluksesta käsin tehdyn tilaushallinnan lisäksi kannattaa raporttina tilata päivittäinen työlista, joka sisältää kaikki päivän tilaukset toimitusjärjestyksessä. Työlista lähetetään tiettyyn sähköpostiosoitteeseen. Alla esimerkki työlistasta päivälle 24.4.2023. Toimitettavat tuotteet nähdään toimitusjärjestyksessä. Työlistasta löytyvät seuraavat tiedot:
- Toimitusaika ja toimituspaikka
- Tilaajan nimi ja yritys
- Henkilömäärä
- Tilausnumero
- Lisätieto
- Tuotteet, kpl-määrä sekä mahdolliset lisäselvitykset
- Tilaukseen lisätty muistiinpano
Kuva 6. Esimerkki työlistasta.
Näin luot automaattisen työlistan joka aamulle
Automaattinen työlista luodaan pääkäyttäjän portaalissa eli kirjaudu ensin osoitteeseen https://portal.taitori.fi.
- Klikkaa ylävalikosta Raportit ja sitten Tilaukset valikosta Työlista tai Työlista tilauksittain.
- Valitse aikajakso:
- Jos haluat vastaanottaa listan päivän tilauksista samana aamuna, valitse "Tänään".
- Jos haluat vastaanottaa seuraavan päivän työlistan jo edellisenä päivänä, valitse "Huomenna".
- Voit luoda myös halutessasi viikkokohtaisen työlistan samalla logiikalla.
- Raksita kohde, jonka tilauksista haluat luoda työlistan.
- Klikkaa Tilaa raportti.
- Anna raportille nimi. Esim. Päivän työlista.
- Valitse toistuvuudeksi Päivittäin, ja valitse minä viikonpäivinä raportti lähetetään.
- Valitse, mihin kellonaikaan raportti lähetetään sähköpostiin, esim. klo 6 aamulla.
- Kirjoita sähköposti, johon työlista lähetetään.
- Anna salasana tiedostolle, mikäli haluat lähettää listan suojattuna. Suosittelemme suojattuna lähettämistä, kun tiedosto sisältää henkilötietoja.
- Valitse tiedostomuodoksi PDF tai Excel.
- Lopuksi tallenna.
4. Vinkit sujuvaan tilausten hallintaan
- Lisää Taitorin sovellus (app.taitori.fi) selaimen kirjanmerkkeihin.
- Valitse Taitorin sovellukseen oma kotisivu (esim. Tilaukset tai Aikajana). Mene sivulle, jonka haluat lisätä kotisivuksi ja klikkaa sivun alalaidasta "Aseta tämä kotisivuksi". Kotisivu aukeaa ensimmäisenä, kun avaat Taitorin.
- Piilota tilausnäkymästä turhat sarakkeet ja muuta taulukon järjestys mieleiseksi.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.