Tee muutoksia olemassa olevan tilan asetuksiin tai luo uusi varattava tila

Palvelun pääkäyttäjä voi tehdä muutoksia tilojen ja työpisteiden asetuksiin. Pääkäyttäjä voi esimerkiksi hallita tilan nimeä ja kuvausta sekä muuttaa varaamiseen liittyviä asetuksia. Uuden tilan tai työpisteen luominen Taitoriin vaatii erityisen mikrolisenssin, jonka pääkäyttäjä voi tilata Taitorin asiakaspalvelusta. Uuden tilan tai työpisteen luomisesta veloitetaan sopimuksen mukainen maksu.

Artikkelin sisältö

Tee muutoksia tilan tai työpisteen asetuksiin

Luo uusi tila, työpiste tai muu varattava resurssi

Asetusten määrittely

Tee muutoksia tilan tai työpisteen asetuksiin

1. Kirjaudu pääkäyttäjätasoisilla tunnuksillasi osoitteessa https://portal.taitori.fi ja mene navigointipalkista Tilavaraus-osioon.
2. Klikkaa Varattavat huoneet ja muut tilat, valitse alasvetovalikosta toimitila, jonka tilaa tai työpistettä haluat muokata ja klikkaa sitten tilan nimeä.
3. Tee tarvittavat muutokset asetuksiin (ks. alta eri asetusten merkitys).
4. Tallenna muutokset klikkaamalla Tallenna vasemmasta yläkulmasta.

Luo uusi tila, työpiste tai muu varattava resurssi

1. Kirjaudu pääkäyttäjätasoisilla tunnuksillasi osoitteessa https://portal.taitori.fi ja mene navigointipalkista Tilavaraus-osioon.
2. Klikkaa Varattavat huoneet ja muut tilat, valitse alasvetovalikosta toimitila, johon haluat luoda tilan ja klikkaa sitten Lisää uusi tila.
3. Täydennä asetukset (ks. alta eri asetusten merkitys). Jotta saat tallennettua uuden tilan, muista vähintään täydentää tilan nimi kaikkiin eri kieliversioihin Tekstimääritykset-osiossa ja lisää Käyttöoikeudet-osiossa ruksi niille käyttäjäryhmille, jotka saavat tilaan varausoikeudet.
4. Lopulta klikkaa Tallenna vasemmasta yläkulmasta.

Asetusten määrittely

Alla esiteltynä varattaviin tiloihin ja muihin resursseihin liittyvät asetukset. Huomioithan, että osa asetuksista on vain Taitorin henkilökunnan konfiguroitavissa. Olethan tarvittaessa yhteydessä Taitorin asiakaspalveluun.

Sähköpostit

Tilaan liittyvien sähköposti-ilmoitusten asetukset eri rooleille. Voit esimerkiksi määritellä sen, lähteekö varaajan varausvahvistus tai vieraalle lähtevä saapumisohjeet sisältävä kutsu kalenterivarauksella vai ilman. Kalenterin tila -kohdassa määritellään, missä tilassa kalenterivaraus merkitään kalenteriin (esim. varattu, vapaa, alustava). Työpisteissä on suositeltavaa käyttää tilaa vapaa, jottei työpistevaraus näytä varaajan kalenteria ei-toivotusti varatuksi.

Sensorin toiminta

Mikäli tilassa on käytössä läsnäolotunnistimet, voidaan tässä osiossa muokata sensorin toimintaa.

Varaus

Mikäli halutaan, että sensori liikkeen tunnistaessaan varaa resurssin automaattisesti, valitse Varaus --> Kyllä. Määrittele sitten, halutaanko, että varaus on vain toistaiseksi voimassa vai varataanko tila päivän loppuun. Sensorilla tehty varaus päättyy aina, kun esimerkiksi Taitorin sovelluksella etukäteen tehty varaus alkaa.

Määrittele myös sensorin herkkyys eli kuinka kauan tilassa pitää havaita liikettä, jotta tila varataan automaattisesti. Herkkyyden on hyvä olla vähintään 1 tai 2 minuuttia, jotta esimerkiksi työpiste ei heti muutu varatuksi pikaisen siivouksen yhteydessä.

Vapautus

Mikäli liiketunnistinta halutaan käyttää tilan vapauttamiseen automaattisesti, valitse Vapautus --> Kyllä, ja määrittele siihen liittyvät asetukset. Vapautukseen liittyvillä asetuksilla voidaan esim. konfiguroida työpiste vapautumaan muiden käyttäjien varattavaksi, kun liikettä ei ole havaittu 2 tuntiin.

Raportointi

Määrittele tässä tilan käytölle tavoite. Tähän tavoitteeseen Varausaste-raportit vertautuvat. Määrittele myös, kuinka pitkä varauksen tulee vähintään olla, jotta se huomioidaan raportoinnissa.

Varaaminen

Tässä osiossa määritellään varaamiseen liittyviä asetuksia.

Varauksen vahvistaminen

Valitse, otetaanko "check-in" toiminto käyttöön, eli täytyykö varaus vielä varauksen alkaessa vahvistaa ovenpielinäytöltä tai Taitorin sovelluksesta QR-koodin avulla. Jos asetus on 10 minuuttia, voi varauksen vahvistaa 10 minuuttia ennen varausta ja sen jälkeen. Jos varausta ei ole vahvistettu viimeistään 10 minuutin jälkeen varauksen alusta, tila vapautuu muiden käyttäjien käyttöön. Tällä ominaisuudella on mahdollista vapauttaa tila automaattisesti ns. no-show-tapauksissa. Lähellä varauksen alkuaikaa tehtyjä varauksia ei tarvitse erikseen vahvistaa.

Rauhoitusaika