Vierailijan polku – Taitori

Tässä artikkelissa esitellään erilaisia vierailijapolkuja. Valittavissa olevat vierailijapolut vaihtelevat asiakkaan hankkiman palvelukokonaisuuden laajuudesta sekä palvelun konfiguroinnista riippuen.

Sisältö

1. Vieras ilmoittautuu etukäteen lähetetyllä kutsulla

2. Vieras kirjautuu järjestäjähaulla

3. Aulahenkilökunta kirjaa vieraan sisään ja ulos

1. Vieras ilmoittautuu etukäteen lähetetyllä kutsulla

Ensimmäinen vierailijapolku kuvaa käyttötapausta, jossa vieraat kutsutaan samalla, kun järjestäjä varaa Taitorilla tilan sekä tilaa tarjoilut. Kun vieras kutsutaan etukäteen, voidaan vieraalle lähettää saapumis- ja ilmoittautumisohjeiden lisäksi muuta vierailijakokemukselle arvokasta tietoa, esim. vierasverkon tiedot tai turvallisuusohjeet.

Kuva 1. Kuvaus vierailijapolusta, jossa vieras kirjautuu etukäteen lähetetyllä kutsulla. Avaa kuva suurempana tästä.

1. Järjestäjä varaa tilan ja lähettää kutsut

Tapaamisen järjestäjä varaa kokoustilan (tai virtuaalisen tilan*), tilaa tarjoilut ja kutsuu osallistujat...

Taitorin selainsovelluksella osoitteessa https://app.taitori.fi tai organisaatiokohtaisessa osoitteessa
Taitorin mobiilisovelluksella
tai Outlookissa Taitorin Smart Office lisäosalla (Add-in).

Taitorin mobiili- tai selainsovellusta käytettäessä vieraat lisätään tilavaraukselle sähköpostiosoitteella, jolloin ne siirtyvät automaattisesti Taitorin vierailijahallintaan. Outlookin Taitori Smart Office -lisäosaa käytettäessä osallistujat tuodaan varaukselle ja Taitorin vierailijahallintaan automaattisesti tai manuaalisesti Outlook-kutsun osallistujakentästä.

Taitori huomioi osallistujan sähköpostin verkkotunnuksen perusteella, onko kyseessä sisäinen osallistuja vai vierailija. Ainoastaan vieraille lähetetään saapumis- ja ilmoittautumisohjeet. Outlookin Taitori Smart Office -lisäosaa käytettäessä osallistujat saavat Outlookin oman kalenterikutsun ja erillisellä viestillä saapumisohjeet ja osallistujakoodin kirjautumista varten.

*Virtuaalista tilaa käytetään vierailijahallinnassa silloin, kun varsinaista tilavarausta ei tarvita.

2. Vierailijalle lähtevä kutsu

Vieraalle lähtevään kutsuun luodaan jokaiselle vierailijalle personoitu osallistuja- ja QR-koodi. Kutsut voidaan räätälöidä ja brändätä yrityksen ilmeen mukaisiksi brändäyspalvelulla. Kutsuun voidaan tuoda saapumisohjeiden lisäksi muuta vierailijakokemusta parantavaa tietoa, kuten WLAN-tunnukset, parkki- tai turvallisuusohjeistus ja Google Maps -karttalinkki navigoinnin helpottamiseksi.

Kuva 2. Esimerkki vierailijakutsusta.

3. Sisäänkirjautuminen vierailijalaitteella

Kun käyttäjä saapuu paikalle, hän syöttää aulaan sijoitettavaan vierailijalaitteeseen osallistujakoodinsa tai näyttää QR-koodia laitteen lukijassa. Vierailijahallintalaitteesta on saatavilla lattia- ja pöytäversio sekä tabletti.

Ilmoittautumisvaiheessa vierailijalla voidaan luetuttaa ja hyväksyttää tietosuojalauseke tai NDA. Vierailijalta voidaan myös kerätä puhelinnumero tai sähköpostiosoite vierailun jälkeen lähetettävää vierailijakyselyä varten. Ilmoittautumisen jälkeen tulostin tulostaa vieraalle vierailijatarran, jota voidaan käyttää myöhemmin myös uloskirjauksessa. Lisäksi vierailijakorttiin on mahdollista tuoda langattoman vierasverkon salasana. Tulostimen käyttöönotto on valinnaista.

Vierailijalaitteen käyttöliittymä on mahdollista konfiguroida eri tavoin ja se voidaan brändätä brändäyspalvelulla.

Taitori
Kuva 3. Vastaanottolaite brändätyllä käyttöliittymällä.

4. Ilmoitus järjestäjälle vieraan saapumisesta

Kun ilmoittautuminen on viety loppuun, lähetetään vieraan saapumisesta automaattisesti ilmoitus järjestäjälle sähköpostitse ja tekstiviestitse. Jos vieraita on useita, voidaan samalle järjestäjälle tai samaan tapahtumaan lyhyen ajan sisällä ilmoittautuneet vieraat ilmoittaa usean ilmoituksen sijaan yhdellä samalla ilmoituksella. Lisäksi ilmoitusasetukset voidaan asettaa niin, että ilmoitus lähetetään järjestäjälle aikaisintaan esimerkiksi 5 minuuttia ennen tapaamisen alkua.

5. Vieraan uloskirjautuminen

Vieras kirjautuu ulos näyttämällä vierailijatarran QR-koodia uudelleen vierailijalaitteen lukijassa. Asiakkaat voivat halutessaan hankkia erillisen vierailijalaitteen vain uloskirjausta varten. Jos vierailijakorttia ei ole käytössä, tai uloskirjautumista ei edellytetä vierailijalta, voi aulahenkilökunta kirjata vieraan poistuneeksi Taitorin sovelluksella. Lisäksi vierailijahallintaan on mahdollista konfiguroida asetus, joka kirjaa vieraan automaattisesti ulos tietyn ajan kuluttua saapumisesta.

Video 1. Katso videolta, kuinka vierailijapolku etenee tilavarauksesta vieraan uloskirjaukseen asti.

2. Vieras kirjautuu järjestäjähaulla

Mikäli vieraalle ei lähetetä Taitorin kutsua etukäteen, hän kirjautuu aulaan saapuessaan vierailijalaitteella järjestäjähaun avulla.

Kuva 2. Kuvaus vierailijapolusta, jossa vieras kirjautuu järjestäjähaulla ilman etukäteen Taitorista lähetettyä kutsua. Avaa kuva suurempana tästä.

1. Vieras saapuu paikalle ja ilmoittautuu järjestäjähaulla

Mikäli vieraalla ei ole etukäteiskutsua, hän ilmoittautuu vierailijalaitteella valitsemalla järjestäjän nimen. Valittuaan järjestäjän vieras syöttää yrityksensä nimen sekä etu- ja sukunimen.

Laitteen asetuksissa on mahdollista määritellä, mitkä kentät ovat pakollisia (yritys, etunimi, sukunimi), sekä onko järjestäjä aina valittava järjestäjälistalta (vahvistettu järjestäjä), vai onko järjestäjäksi mahdollista syöttää nimi ennalta määritetyn järjestäjälistan ulkopuolelta. Järjestäjälistaus voidaan tuoda järjestelmään integraation kautta (esimerkiksi kulunvalvontajärjestelmästä tai AD:sta).

2. Vierailijakortti tulostuu

Ilmoittautumisen jälkeen tulostin tulostaa vieraalle vierailijatarran, jota voidaan käyttää myöhemmin uloskirjauksessa. Lisäksi vierailijakorttiin on mahdollista tuoda langattoman vierasverkon salasana. Tulostimen käyttöönotto on valinnaista.

3. Ilmoitus järjestäjälle vieraan saapumisesta

HUOM! Jos vahvistettua järjestäjää ei ole määritelty pakolliseksi ja vieras ilmoittautuu syöttämällä nimen, jota ei järjestäjälistalta löydy, ei viestiä vieraan saapumisesta voida lähettää järjestäjälle. Ainoastaan järjestäjälistaukseen sisältyville käyttäjille voidaan lähettää SMS- ja sähköposti-ilmoitus vieraan saapumisesta.

4. Vieraan uloskirjautuminen

3. Aulahenkilökunta kirjaa vieraan sisään ja ulos

Taitorin Vierailijahallinta -palvelu on saatavilla myös puhtaasti pilvipalveluna ilman laitteistoa. Tällöin aulapalvelulla on käytössään Taitorin vierailijahallinnan selainpohjaiset työkalut aulan tietokoneella tai tabletilla vieraan sisään- ja uloskirjaukseen.

Kuva 3. Vierailijapolku ilman laitteistoa. Avaa kuva suurempana tästä.