Varauksen viimeistely ja vahvistaminen

Kun olet valinnut varattavan resurssin, päädyt Varauksen vahvistus -sivulle, jossa varaus viimeistellään eli varaukseen voidaan liittää esimerkiksi lisätietoja, osallistujia ja tuotetilaus. Mikäli kyseessä on maksullinen varaus, kerätään myös maksu- ja laskutustiedot.

Jos varaukseen ei ole tarpeellista liittää lisätietoja, voit vain rullata sivun alas ja vahvistaa varauksen. Varauksen vahvistus -sivu on myös mahdollista ohittaa muokkaamalla oman profiilin asetuksia. Sivu voidaan ohittaa esimerkiksi työpistevarausten kohdalla, jolloin varaaminen nopeutuu.

Huom. Varauksen vahvistus -sivu on osittain kustomoitavissa, joten oman Taitori-ympäristösi pääkäyttäjä on mahdollisesti piilottanut joitakin elementtejä sivulta. Et siksi ehkä näe kaikkia tässä sivussa mainittuja elementtejä.

Artikkelin sisältö

Varauksen yhteenveto

Tarkista sivun ylälaidasta, että varauksen ajankohta ja kesto ovat oikein.

Vaihda varaajaa

Jos käyttäjätunnuksellasi on peruskäyttäjää laajemmat käyttöoikeudet (esim. assistentti), voit vaihtaa varauksen varaajan. Varaajaksi merkitty käyttäjä saa varausvahvistuksen sähköpostiinsa ja hän näkee kyseisen varauksen Varaukset-sivulla eli voi jatkossa hallita varausta.

Jos varaukselle liitetään osallistujia, näkyy vieraille Taitorista lähtevässä kutsussa sekä varausvahvistusviesteissä tapahtuman järjestäjänä varaajan nimi ellei erillistä järjestäjää nimetä sivun Lisätiedot-kohdassa.

Kuva 1. Varauksen yhteenveto.

Anna henkilömäärä

Voit antaa varaukselle henkilömäärän. Henkilömäärä voi olla tarpeellinen esimerkiksi tilan operaattorille.

Nimeä järjestäjä ja anna tapahtumalle aihe

Voit halutessasi nimetä tapahtumalle järjestäjän. Jos varaukselle liitetään osallistujia, näkyy vieraille Taitorista lähtevässä kutsussa sekä varausvahvistusviesteissä järjestäjän nimi. Lisäksi järjestäjän nimi voidaan näyttää ovenpieli- ja infonäytöillä.

Jos järjestäjää ei nimetä, näkyy edellä mainituissa elementeissä automaattisesti varsinaisen varaajan nimi. Vaikka järjestäjän nimeää, varauksen omistajuus pysyy aina Varaaja-kohtaan merkityllä käyttäjällä eli esimerkiksi varauksen vahvistusviestit lähetetään varsinaiselle varaajalle.

Anna vaihtoehtoinen yhteystieto

Voit antaa varaukselle vaihtoehtoisen yhteystiedon. Yhteystieto voi olla esimerkiksi puhelinnumero tai sähköpostiosoite. Varaajan yhteystiedot ovat aina automaattisesti varauksessa mukana.

Lisää kirjallisia lisätietoja

Voit antaa kirjallisia lisätietoja varaukselle. Lisätietoja voidaan käyttää esimerkiksi kokouskeskuksissa, jolloin varaajan toiveet välitetään tilojen operaattorille.

Kuva 2. Lisätiedot.

Valitse maksutapa

Jos kyseessä on maksullinen varaus, näet tässä kohtaa tietoja maksusta sekä peruutusehdon, mikäli sellainen on määritelty. Voit valita maksutavan palveluntarjoajasi määrittelemistä vaihtoehdoista.

Kuva 3. Maksun tiedot.

Lisää laskutustiedot

Yhteisön lisätietoihin määritellään yleensä maksullisen varauksen laskutustiedot. Palveluntarjoajasi saattaa myös kysyä muita tietoja. Jos käytät yleensä samoja laskutustietoja, kannattaa oletuslaskutustiedot tallentaa profiiliasetuksissa Yhteisöt-välilehdellä. Näin sinun ei tarvitse täydentää samoja tietoja aina uudelleen.

Kuva 4. Yhteisön lisätiedot eli laskutustiedot.

Lisää varaukselle osallistujia

Voit liittää varaukselle osallistujia. Osallistujan roolista (vierailija, sisäinen, järjestäjä) riippuen osallistujalle voidaan lähettää Taitorista kalenterimerkinnällinen kutsu. Oletusarvoisesti ainoastaan vierailija-roolilla lisätyille osallistujille lähetetään kutsu, mutta asetukset ja kutsuihin liittyvät käytännöt vaihtelevat organisaatiokohtaisesti.

Mikäli organisaatiossasi on käytössä Taitori Vierailijahallinta, tuodaan vierailija-roolilla lisätyt osallistujat vierailijahallintaan, jolloin vieras saa kutsun saapumisohjeineen ja aulapalvelut ovat tietoisia kiinteistöön saapuvista vierailijoista. Katso tarkempi ohje: Lähetä vieraalle saapumisohjeet ja osallistujakoodi ja Lisää useampi osallistuja kerralla Outlookista kopioimalla

Kuva 5. Osallistujat.

Luo avoin tapahtuma

Valitse, onko tapahtuman osallistujaksi mahdollista liittyä myöhemmin. Tämä tarkoittaa sitä, että varaukseen yhteyteen luodaan tapahtuma, joka julkaistaan Taitorin sovelluksen Avoimet tapahtumat-sivulla (löytyy Info-sivun takaa).

Muista täydentää tapahtuman aihe, ilmoittautumisen aikaraja ja anna lisäksi kuvaus. Valitse myös, ketkä voivat ilmoittautua tapahtuman.

Tilan käyttöön oikeutetut voivat liittyä tarkoittaa, että kaikki kyseiseen tilaan oikeutetut käyttäjät voivat ilmoittautua. Tämä tarkoittaa myös oman organisaation ulkopuolisia henkilöitä, jos heillä on samaan tilaan oikeus. Kuka tahansa voi liittyä (myös ulkopuoliset) tarkoittaa, että kuka tahansa voi ilmoittautua tapahtumaan eli tapahtuma on julkinen kaikille Taitorin käyttäjille (myös oman organisaation ulkopuoliset).

Aseta varauksesta muistutus

Lisäasetuksissa voit pyytää itsellesi muistutuksen varauksesta.

Lisää verkkotapahtuman tiedot

Jos lähetät Taitorista osallistujille kutsun, ja tilaisuuteen liittyy esimerkiksi MS Teams tai Google Meet -kokous, voit lisätä kokouslinkin tähän. Taitori ei luo verkkotapahtumaa tai sen linkkiä itse.

Kuva 6. Lisäasetukset.

Tee varauksesta yksityinen

Voit rajoittaa varauksen näkymistä muille käyttäjille. Valitsemalla yksityinen, muut organisaatiosi käyttäjät eivät näe varauksen otsikkoa, osallistujia tai nimeäsi. Pelkkä varauksen aika on edelleen nähtävillä esimerkiksi aikajanalla.

Huomioi, että toimitilan pääkäyttäjät, järjestelmän ylläpitäjät ja muut käyttäjät, joilla on oikeus muokata varaustasi voivat nähdä varaajan nimen sekä osallistujat, vaikka varaus olisi merkitty yksityiseksi.

Julkisesti varattavissa tiloissa organisaatiosi ulkopuoliset käyttäjät eivät näe koskaan varauksen otsikkoa tai varaajan nimeä.

Omissa profiiliasetuksissa voit valita oletusasetuksen tälle valinnalle.

Varausvahvistus sähköpostitse

Voit ennen varauksen vahvistamista vielä määritellä, lähetetäänkö varaajalle varausvahvistusta sähköpostitse. Omissa profiiliasetuksissa voit valita oletusasetuksen tälle valinnalle.

Tilaa tuotteita (esim. tarjoilutilaus)

Jos haluat tilata tuotteita eli liittää esimerkiksi tarjoilutilauksen tilavarauksen yhteyteen, voit siirtyä tekemään tarjoilutilauksen Tilaa tuotteita -painikkeesta tai klikkaamalla tarjoiluehdotusta. Voit myös vahvistaa varauksen ja tehdä tilauksen myöhemmin Varaukset -sivun kautta. Katso tarkempi ohje: Tee tilaus tilavarauksen yhteydessä

Kuva 7. Varauksen viimeistely.

Vahvistamisen jälkeen

Kun olet vahvistanut varauksen sivun alalaidasta, näet ruudulla varausvahvistuksen. Voit tallentaa vahvistuksen PDF-tiedostona tietokoneelle klikkaamalla Tallenna tiedostoon. Lisäksi voit ladata koneellesi kalenterimerkinnän.

Nyt voit hallita varausta Varaukset-sivulla. Katso ohje: Hallitse tai peruuta varauksia