Artikkelin sisältö
1. Näin varaat tilan Add-inilla
4. Valitse maksutapa ja täytä laskutustiedot maksullista varausta varten
5. Lisää lisätietoja varaukselle
8. Tee muutoksia tilavaraukseen tai tarjoiluihin
Muokkaa ostoskoria (tai tilaa tuotteita)
Yleistä
Outlookiin asennettava Taitori Smart Office -lisäosa eli add-in mahdollistaa tilan varaamisen ja tarjoilujen tilaamisen samalla, kun käyttäjä luo kokoukselle kalenterikutsua Outlookissa. Samalla osallistujat saadaan tuotua osaksi Taitorin vierailijahallintaa, mikäli se kuuluu Taitorilta tilattuun palvelukokonaisuuteen. Smart Office Add-in löytyy kalenterikutsua tehdessä työkalupalkista (ks. kuva 1).
Kuva 1. Smart Office -painike.
1. Varaa tila
- Aloita luomalla kalenterikutsu Outlookiin haluamallesi ajankohdalle ja lisää otsikko, osallistujat ja agenda (ks. kuva 2).
Kuva 2. Kalenterikutsun luominen Outlookissa.
- Klikkaa Smart Office -painiketta työkalupalkista (ks. kuva 1). Taitori avautuu Outlookin ikkunaan sivupaneeliin. Taitori kopioi kalenterikutsusta automaattisesti ajankohdan, osallistujien määrän sekä mahdollisen toistuvuuden.
-
a. Jos profiiliasetuksissasi on aktivoituna pikahaku, näet heti Taitorin avatessasi vapaat vaihtoehdot listanäkymässä tai pohjakuvassa (ks. kuva 3). Valitse tila klikkaamalla sitä kartalla tai valitsemalla se listanäkymästä.
b. Jos pikahaku ei ole päällä, käytä hakua sopivan tilan löytämiseen. Valitse ensin, mistä paikasta haetaan, käytä halutessasi suodattimia ja hae tulokset listana tai pohjakuvaan. Voit myös selata paikkoja Selaa-painikkeen kautta.
Kuva 3. Vapaat tilat pohjakuvassa.
- Valittuasi tilan päädyt Varauksen vahvistus -sivulle, jossa varaukseen on mahdollista liittää tarjoilutilaus tai varaukseen liittyviä lisätietoja ja määrityksiä voidaan muokata.
a. Jos haluat vain varata tilan ilman tarjoilutilauksen tekemistä ja lisätietojen muokkaamista, rullaa sivun alas ja klikkaa Vahvista varaus. Voit tämän jälkeen sulkea Taitorin ja lähettää Outlookin kalenterikutsun. Tila on nyt varattu!
b. Mikäli haluat kutsua vieraita, tilata tarjoiluja tai määritellä varausta muuten tarkemmin, lue vielä seuraavat ohjeet ennen varauksen vahvistamista.
2. Tuo osallistujat tai aihe
- Jos haluat liittää Outlookin kutsuun lisäämäsi osallistujat osaksi Taitorin vierailijahallintaa, klikkaa Tuo osallistujat -painiketta, niin heille lähtee Taitorista kutsu ja saapumisohjeet ilmoittautumista varten vahvistettuasi tilavarauksen. Profiiliasetuksistasi riippuen, osallistujat voidaan tuoda varaukselle myös automaattisesti.
Näet lisätyt osallistujat Osallistujat-välilehdeltä. Osallistujat merkitään sähköpostin domainin perusteella vierailijoiksi tai sisäisiksi (ks. kuva 4). Vain vieraille lähetetään saapumis- ja ilmoittautumisohjeet. Järjestäjänä sinut on merkitty järjestäjäksi.
Voit poistaa yksittäisen osallistujat klikkaamalla kolmea pistettä ja sitten Poista.
Kuva 4. Taitoriin tuodut osallistujat.
- Tuo halutessasi kokouksen aihe Taitoriin Tuo aihe -painikkeesta. Aihe näkyy esimerkiksi ovenpieli- tai infonäytöillä organisaation asetuksista riippuen.
3. Järjestäjän muuttaminen
Mikäli varaat tilaa jonkun toisen puolesta, ja haluat, että varauksen järjestäjänä näkyy oman nimesi sijaan toisen käyttäjän nimi, avaa Lisätiedot-välilehti ja kirjoita se Järjestäjä-kenttään. Tämä nimi näkyy nimesi tilalla vieraille lähtevissä kutsuissa sekä esimerkiksi ovenpieli- ja infonäytöillä.
4. Valitse maksutapa ja täytä laskutustiedot maksullista varausta varten
Jos varaus on maksullinen, valitse ensin maksutapa ja täytä sitten laskutustiedot Yhteisön lisätiedot -osiossa (ks. kuva 5). Jos käytät usein samoja laskutustietoja, voit käydä tallentamassa oletusarvot profiiliasetuksissasi.
Kuva 5. Yhteisön lisätiedot (eli laskutustiedot).
5. Lisää lisätietoja varaukselle
Täytä Muut tiedot -osioon tarvittaessa vaihtoehtoinen yhteystieto (esim. puhelinnumero tai muu yhteystieto) sekä lisätietoja varaukseen liittyen. Lisätiedot voivat olla hyödyksi esim. kokouskeskuksen operaattorille huonekalujen järjestämistä varten.
Kuva 6. Muut tiedot -osio.
6. Tee varauksesta yksityinen
Voit tehdä varauksesta yksityisen, jolloin varaajan/järjestäjän nimeä eikä aihetta välitetä esimerkiksi ovenpielinäytöille eivätkä muut tilaan oikeutetut peruskäyttäjät näe varaajan/järjestäjän nimeä aikajanalla vaan ainoastaan varauksen keston.
7. Tilaa tarjoilut
Jos haluat tilata kokoukseesi tarjoiluja, voit tehdä sen näppärästi tilavarauksen yhteydessä. Ennen tilavarauksen vahvistamista, rullaa Varauksen vahvistus -sivun alalaitaan ja klikkaa Tilaa tuotteita -painiketta. Voit tilata tarjoilut myös myöhemmin muokkaamalla vahvistettua tilavarausta.
- Klikkaa Tilaa tuotteita -painiketta Varauksen vahvistus -sivun alalaidasta ja klikkaa sitten myyntiluettelon kohdalta Aloita tilaaminen -painiketta. Näet myyntipisteen toimitus- ja aukioloajat sekä muita lisätietoja klikkaamalla Katso lisätietoja.
Kuva 7. Myyntiluettelon tiedot.
- Klikkaa tuoteryhmät auki ja lisää tuotteita ostoskoriin valitsemalla ensin tuotteiden määrä ja klikkaa sitten Lisää ostoskoriin. Mikäli haluat valita tuotteelle myöhäisemmän toimitusajan, lisää erillinen toimitusaika ennen ostoskoriin lisäämistä Myöhäisempi toimitusaika -tekstistä. Tämä mahdollistaa tarjoilujen suunnittelun kokouksen agendan mukaisesti. Jos myöhäisempää toimitusaikaa ei valita, näkyy toimitusaikana keittiölle tilavarauksen alkuaika. Myöhäisemmät toimitusajat on mahdollista määritellä myös myöhemmin ostoskorissa.
Kuva 8. Esimerkki tuotteesta tuoteryhmässä.
- Tarkista ostoskori (ks. kuva 9). Voit tässä vaiheessa muokata vielä tuotteiden kpl-määriä, poistaa tuotteita tai valita tuotteille myöhäisempiä toimitusaikoja.
Kuva 9. Ostoskori.
- Tarkista seuraavaksi vielä henkilömäärä, ja täytä maksutapa ja laskutustiedot. Mikäli täydensit laskutustiedot jo maksullista varausta varten, voit käyttää samoja tietoja valitsemalla Käytä varauksen tietoja.
- Täydennä ruokavaliorajoitukset Lisätiedot-kenttään.
- Vahvista lopuksi tilavaraus ja tarjoilutilaus klikkaamalla Tallenna sivun alalaidasta. Saat vahvistusviestit sähköpostiisi.
- Nyt voit sulkea Smart Office Add-inin ja lähettää Outlook-kutsun. Tila on nyt varattu, vieraat kutsuttu ja tarjoilut tilattu!
8. Tee muutoksia tilavaraukseen tai tarjoiluihin
Jos haluat tehdä muutoksia jo vahvistettuun tilavaraukseen, tarjoiluihin tai haluat poistaa varauksen kokonaan, avaa ensin kalenterimerkintä Outlookista. Avaa sitten Taitori Smart Office -painikkeesta. Varaus avautuu sivupaneeliin.
Varauksen poistaminen
Jos aiot peruuttaa kokouksen ja haluat poistaa tilavarauksen, avaa Smart Office, rullaa sivun alas ja klikkaa Poista. Varaukseen liitetty tarjoilutilauskin perutaan automaattisesti.
Muuta varauksen aikaa
- Avaa varaus sivupaneeliin Smart Office -painikkeesta.
- Klikkaa Muuta aikaa.
- Valitse uusi aika varaukselle ja tallenna muutokset sivun alalaidasta. Aikaan tehty muutos siirtyy automaattisesti myös Outlookin kalenterikutsuun.
- Sulje add-in ja lähetä Outlook-kutsu.
Uusi toimitusaika muuttuu myös varaukseen liitettyyn tarjoilutilaukseen.
Siirrä varaus toiseen tilaan
- Avaa varaus sivupaneeliin Smart Office -painikkeesta.
- Klikkaa Siirrä varauksen paikkaa.
- Suorita haku uuden tilan löytämiseksi.
- Valitse tila ja rullaa sivun alalaitaan ja vahvista varaus.
- Uusi tila ilmestyy myös Outlookin sijainti-kenttään. Sinun tulee kuitenkin pyyhkiä vanha tila pois sijainti-kentästä.
- Sulje add-in ja lähetä Outlook-kutsu.
Uusi toimituspaikka muuttuu myös varaukseen liitettyyn tarjoilutilaukseen.
Muokkaa ostoskoria (tai tilaa tuotteita)
Jos haluat muokata ostoskoria tai tilata tarjoilut tilaan, johon et tehnyt tilausta vielä tilavarauksen yhteydessä, katso alla oleva ohje.
- Avaa varaus sivupaneeliin Smart Office -painikkeesta.
- Rullaa sivun alalaitaan ja klikkaa Tilaa tuotteita.
- Muokkaa ostoskorin sisältöä tai tilaa tuotteita klikkaamalla Tilaa lisää/Aloita tilaaminen -painiketta.
- Täytä/päiviä tarvittaessa laskutustiedot.
- Rullaa sivun alalaitaan, klikkaa Tallenna ja sulje add-in.
- Mikäli muutit vain tarjoiluja etkä muokannut tilavarauksen aikaa, sinun ei tarvitse lähettää tai päivittää Outlookin kalenterikutsua.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.