Tee tilavaraus Outlookissa

Voit varata tilan kätevästi samalla, kun lähetät osallistujille kalenterikutsua Outlookissa.

Taitorin Outlook Add-In löytyy ikkunan yläpalkin oikeasta reunasta, esim. Smart Office -nimellä. Sitä klikkaamalla saat sivupaneeliin auki Taitorin sovelluksen, josta voit etsiä sopivan tilan tapaamisellesi.

Kuva 1. Taitorin Outlook Add-In.

Tee näin

1. Tee ensin Outlookin kutsu valmiiksi eli lisää otsikko, osallistujat jne.
2. Klikkaa Taitorin Outlook Add-In -painiketta (näkyy esim. Smart Office -nimellä). Taitori avautuu sivupaneeliin.
3. Valitse ensin kaupunki ja paikka, josta haluat tehdä varauksen. Saat lisätietoja paikasta klikkaamalla Näytä lisää.
4. Voit valita varaustavan seuraavista vaihtoehdoista:
   • Pohjakuva*. Avaa pohjakuva ja klikkaa haluamaasi tilaa tai työpistettä kartalta. Voit tämän jälkeen hakea sen saatavuutta valitsemallesi ajankohdalle. *jos paikan pohjakuva on saatavilla
   • Näytä tilat. Valitse sopiva tila tai työpiste listanäkymästä, ja hae sen saatavuutta valitsemallesi ajankohdalle.
   • Valitse. Klikkaamalla Valitse, voit hakea sopivaa tilaa tai työpistettä valitsemallesi ajankohdalle valitsemastasi paikasta eri kriteerein, esim. henkilömäärällä tai tilan/työpisteen ominaisuuksilla.
5. Kun olet valinnut sopivan tilan, siirryt vahvistamaan varauksen. Tarkista, että varauksesi tiedot ovat oikein. Lisää tilavarauksen yhteenvetoon puuttuvat tiedot (esim. henkilömäärä tai laskutusosoite). Voit liittää varaukseen lisätietoja ja tilata tuotteita etukäteen, jos tilaan on mahdollista saada tarjoilutoimitus. (Huom. Toimintojen näkyvyys riippuu tilan tarjoamista ominaisuuksista. Et siis välttämättä näe kaikkia toimintoja.)
   • Lisätiedot. Liitä varaukseen halutessasi lisätietoja (esim. muistutus).
   • Osallistujat. Voit tuoda osallistujat kalenterikutsusta Taitorin varaukseen klikkaamalla Tuo osallistujat.
   • Tilaa tuotteita. Tilaa tilaisuuteen tuotteita (esim. kahvitarjoilu) etukäteen. Katso tarkempi ohje täältä.
6. Klikkaa lopulta Vahvista varaus.

7. Voit halutessasi lisätä tilan ja/tai tuotetilauksen varausvahvistukset Outlookin kutsun viestikenttään klikkaamalla Kopioi kalenterivaraukseen. Tiivistetyn version saat lisättyä kutsuun klikkaamalla Kopioi tiivistelmä kalenterivaraukseen.

Kuva 2. Tilavaraus on nyt tehty ja liitetty automaattisesti kutsun Sijainti-kenttään. Varausvahvistus kopioitu kutsun tekstikenttään.