Yhteisön lisätiedot

Artikkelin sisältö

Yleistä yhteisön lisätiedoista

Lisätietojen muokkaaminen tai lisääminen

Lisätietojen asetusten määrittely

Valintaehdon määrittely

Yleistä yhteisön lisätiedoista

Tilavarauksiin ja tarjoilutilauksiin on mahdollista luoda kenttiä, jotka tilaajan tulee ennen varauksen vahvistamista täyttää. Lisätiedot liitetään tilaukseen ja tiedot voidaan välittää integraation kautta myös ulkoisiin järjestelmiin. Lisätiedoilla voidaan määritellä myös vierailijahallintalaitteelle esimerkiksi tietosuojalauseke, joka vieraan tulee hyväksyä ilmoittautuessaan sisään.

Yhteisön lisätietojen muokkaaminen vaatii omistajan tai pääkäyttäjän oikeudet. Lisätietoja on mahdollista hallinnoida manuaalisesti pääkäyttäjän hallintapaneelin (PORTAL) kautta tai tiedot voidaan tuoda csv-tuonnilla ottamalla yhteyttä Taitorin asiakaspalveluun.

Alla olevassa esimerkissä tarjoilutilauksen yhteydessä täytettävät lisätiedot ovat kustannuspaikka ja projektinumero. Tilaajan tulee siis varauksen yhteenvetoon lisätä sekä kustannuspaikka että projektinumero laskutusta varten.


Kuva 1. Esimerkki lisätiedoista tarjoilutilauksen yhteydessä.

Lisätietojen muokkaaminen tai lisääminen

Yhteisöjen lisätietoja muokataan ja lisätään PORTAL-sivulla osoitteessa https://portal.taitori.fi.

1. Kirjaudu ensin pääkäyttäjätunnuksillasi sisään ja mene Asetukset --> Yhteisöt.
2. Valitse sitten yhteisö, jonka lisätietoja haluat muokata. Voit etsiä yhteisöä käyttämällä hakukenttää. Lisää hakusana tähtien väliin (esim. *yrityksennimi*)
3. Klikkaa sivun ylälaidasta Muuta ja klikkaa auki Lisätiedot. Nyt voit muokata olemassa olevaa lisätietoa tai määritellä uuden lisätiedon valitsemalla Lisää uusi.
   
   

Kuva 2. Kuvakaappaus lisätiedon määrittelystä.

Lisätietojen asetusten määrittely (ks. kuva 2)

1. Nimeä lisätieto, esim. kustannuspaikka. Tämä ei tule tilaajalle näkyviin vaan on tunniste järjestelmän sisällä. Huom! Älä käydä isoja kirjaimia, skandinaavisia kirjaimia (esim. ä,ö,å), välilyöntejä tai erikoismerkkejä.
   
   
2. Valitse lisätiedon tyyppi:
   • Valinta. Valitse Valinta, jos käyttäjän halutaan valitsevan  vaihtoehto alasvetovalikosta. Vaihtoehdot lisätään kohdassa 8.
   • Tekstikenttä. Valitse tekstikenttä, jos käyttäjän tulee kirjoittaa lyhyt lisätieto, esim. projektinumero.
   • Tekstilaatikko. Valitse tekstilaatikko, jos käyttäjän tulee kirjoittaa pitkä lisätieto. Tekstilaatikko on tekstikenttää isompi elementti.
   • Hyväksyntä (käytössä vain vierailijalaitteella). Valitse hyväksyntä, jos käyttäjän tulee hyväksyä esimerkiksi tietosuojalauseke ilmoittautuessaan sisään vierailijahallintalaitteella.
     
     
3. Valitse, onko lisätieto muokattavissa. Valitse tämä, jos tilaajan tulee itse täydentää kenttä.
   
   
4. Valitse, onko lisätieto pakollinen tieto. Tilaaja ei pääse viemään varausta loppuun, jos pakollisia kenttiä ei täydennetä.
   
   
5. Valitse, onko lisätieto piilotettu. Tällöin lisätieto ei näy loppukäyttäjälle, mutta tieto viedään kuitenkin laskutusaineistoon. Tämän tyyppiset lisätiedot esitäydennetään kohdassa 8.
   
   
6. Valitse, näytetäänkö lisätietokenttä varauksen vahvistussivulla, vaikka varaus ei olisi maksullinen.
   
   
7. Nimeä lisätieto antamalla sille otsikko. Anna tarvittaessa myös kuvaus. Otsikko ja kuvaus tulevat vahvistussivulle näkyviin käyttäjälle. Otsikko voi esimerkiksi olla Kustannuspaikka ja kuvaukseen voit lisätä ohjeen, kuinka lisätietokenttä tulee käyttää (ks. kuva 1).
   
   Muistathan täydentää eri kieliversiot. Vinkki! Voit hyödyntää käännöstoimintoa täydentämällä kentät ensin yhdelle kielelle ja klikkaamalla sitten Käännä, jolloin loput kieliversioista täydennetään automaattisesti. Voit myös kopioida yhden käännöksen jokaiselle kielelle automaattisesti klikkaamalla Kopioi.
   
   
8. Täytä tarvittaessa Vaihtoehdot. Tähän tulee esimerkiksi alasvetovalikkoon lisättävät vaihtoehdot (jos lisätiedon tyyppi on Valinta). Jos lisätiedon tyyppi on tekstikenttä tai -laatikko, tulee tähän kohtaan lisätty otsikko esitäytettynä vahvistussivulle. Lisäksi ohjeen kohdassa 5 mainittu esitäytetty piilotettu lisätieto lisätään vaihtoehdoksi.
   
   Lisää yksi tai useampi vaihtoehto Lisää uusi -painikkeesta. Määrittele arvo (ilman erikoismerkkejä) sekä otsikko. Arvoa käytetään asetuksissa ja järjestelmän taustalla, kun taas otsikko näkyy loppukäyttäjälle ja se voidaan määritellä eri kieliversioille erikseen. Vaihtoehdoille voidaan määritellä valintaehtoja. Katso tarkempi ohje: Valintaehdon määrittely.
   
   
   Kuva 3. Vaihtoehtojen määrittely lisätiedolle.
   
   
9. Lopuksi tallenna sivun ylälaidasta.

Valintaehdon määrittely

Valintaehdoilla määritellään eri lisätietojen vaikutus toisiinsa. Tietyn kustannuspaikan valinta voidaan esimerkiksi yhdistää piilotettuun lisätietoon laskutusintegraation toimintaa varten.

Lisäksi valintaehto voidaan määritellä sulkemaan pois tietyt projektinumerot ja niin edelleen. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että kun käyttäjä valitsee varausta tai tilausta tehdessään ensin oikean kustannuspaikan, hänen siirtyessään täydentämään projektinumeroa näkyvät alasvetovalikossa enää valintaehtojen mukaiset projektinumerot. Valintaehtojen asettamisella voidaan siis helpottaa laskutustietojen määrittämistä varausvaiheessa sekä minimoida mahdollisuutta käyttäjän tekemille virheellisille valinnoille.

Lue lisää valintaehtojen määrittelystä